Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy?

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania lub domu dokumentuje stan nieruchomości w chwili jej przekazania. Powinien zawierać dane stron, opis lokalu, stan liczników, przekazane klucze i wyposażenie oraz wykaz usterek. Przy odbiorze od dewelopera służy również do zgłoszenia wad zgodnie z art. 41 ustawy deweloperskiej. Przy zakupie na rynku wtórnym przepisy co do zasady nie wymagają protokołu. Przy najmie lokalu objętego ustawą o ochronie praw lokatorów protokół sporządza się przed wydaniem lokalu najemcy.

Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy?

Protokół zdawczo-odbiorczy dokumentuje przekazanie nieruchomości jednej strony drugiej. Sporządza się go najczęściej:

• przy odbiorze mieszkania lub domu od dewelopera,
• przy zakupie mieszkania lub domu na rynku wtórnym, gdy sprzedawca wydaje lokal kupującemu,
• przy najmie, na początku i na końcu umowy.

Protokół podpisują obie strony. Każda z nich powinna otrzymać jeden egzemplarz.

Odbiór mieszkania od dewelopera: co mówią przepisy

Zasady odbioru lokalu lub domu od dewelopera określa art. 41 ustawy z 20 maja 2021 r. o ochronie praw nabywcy lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego oraz Deweloperskim Funduszu Gwarancyjnym. Najważniejsze z nich:

• odbiór odbywa się z udziałem nabywcy i dewelopera, a nabywca może przyjść z osobą posiadającą wiedzę specjalistyczną, np. inżynierem budownictwa,
• w protokole odnotowuje się stwierdzone wady; nabywca może odmówić odbioru, jeśli lokal lub dom ma wadę istotną, a deweloper odmawia uznania jej w protokole,
• deweloper ma 14 dni od podpisania protokołu na przekazanie nabywcy informacji o uznaniu wad albo oświadczenia o odmowie ich uznania wraz z uzasadnieniem; jeżeli w tym terminie nie przekaże takiej informacji, uważa się, że uznał wady,
• uznane wady deweloper usuwa co do zasady w ciągu 30 dni od podpisania protokołu; jeśli z przyczyn technicznych nie jest to możliwe, wyznacza inny odpowiedni termin i go uzasadnia,
• jeżeli deweloper nie usunie wad w terminie wskazanym zgodnie z ustawą albo nie wskaże takiego terminu, nabywca wyznacza mu dodatkowy termin; po jego bezskutecznym upływie nabywca może usunąć wady na koszt dewelopera, zachowując uprawnienia wynikające z przepisów,
• wadę ujawnioną między podpisaniem protokołu a zawarciem umowy przenoszącej własność również można zgłosić na zasadach z art. 41.

Ważne: przy odbiorze od dewelopera stosuje się procedurę ustawową. Ogólny wzór protokołu poniżej nie zastępuje formularza i trybu przewidzianego w ustawie, ale pomaga zebrać wszystkie uwagi.

Na co zwrócić uwagę w samej umowie, wyjaśniamy w artykule umowa deweloperska: na co zwrócić uwagę.

Co zawiera protokół zdawczo-odbiorczy?

Dobry protokół powinien zawierać:

• miejscowość i datę sporządzenia,
• dane stron: imię i nazwisko lub nazwę firmy oraz dane kontaktowe lub adresowe potrzebne do identyfikacji stron; w przypadku firmy można podać numer KRS albo inny właściwy numer rejestrowy,
• dane nieruchomości: adres, numer lokalu, numer księgi wieczystej, jeśli jest założona,
• numer i datę umowy, której dotyczy przekazanie (umowy deweloperskiej, sprzedaży albo najmu),
• stan liczników: prądu, wody, gazu, ciepła,
• liczbę przekazanych kluczy, pilotów, kart oraz kody do domofonu czy bramy,
• wyposażenie: sprzęt AGD, meble, oświetlenie, wraz z ich stanem,
• opis usterek i niezgodności z umową, projektem lub standardem wykończenia, najlepiej pomieszczenie po pomieszczeniu,
• termin usunięcia wad, jeśli strony go ustalają,
• podpisy obu stron.

Na co zwrócić uwagę przy odbiorze?

• Ściany, sufity, podłogi: pęknięcia, nierówności, zarysowania, ślady wilgoci.
• Okna i drzwi: domykanie, uszczelki, regulacja, uszkodzenia ram i szyb.
• Instalacja elektryczna: działanie gniazdek i włączników, stan zabezpieczeń oraz oznaczenia obwodów w rozdzielnicy.
• Instalacja wodno-kanalizacyjna i grzewcza: szczelność, ciśnienie wody, działanie grzejników.
• Wentylacja: ciąg w kratkach wentylacyjnych (prosty test przy odbiorze nie zastępuje profesjonalnej kontroli).
• Zgodność z umową: metraż, układ pomieszczeń, standard wykończenia, miejsce postojowe, komórka lokatorska.

Przy domu jednorodzinnym sprawdź także dach, elewację i ogrodzenie.

Po co spisywać protokół przy zakupie na rynku wtórnym?

Przy zakupie mieszkania na rynku wtórnym przepisy co do zasady nie wymagają protokołu, ale warto go sporządzić. Protokół:

• potwierdza datę wydania nieruchomości, od której liczą się m.in. terminy rękojmi,
• ustala stan liczników do rozliczenia mediów i opłat ze sprzedawcą oraz wspólnotą lub spółdzielnią,
• dokumentuje stan lokalu i wyposażenia ustalonego w umowie.

Co do zasady sprzedawca odpowiada z tytułu rękojmi za wady fizyczne nieruchomości, jeżeli zostaną one stwierdzone przed upływem 5 lat od dnia wydania nieruchomości kupującemu (art. 568 § 1 k.c.). Zakres odpowiedzialności zależy jednak od okoliczności transakcji oraz od tego, czy rękojmia została skutecznie ograniczona lub wyłączona (art. 558 k.c.).

Sprzedawca nie odpowiada z tytułu rękojmi za wady, o których kupujący wiedział w chwili zawarcia umowy (art. 557 § 1 k.c.). Samo odnotowanie usterki w protokole sporządzonym przy wydaniu nieruchomości nie przesądza jednak, że kupujący wiedział o niej już w chwili zawarcia umowy. Dlatego warto opisać stan lokalu dokładnie i zapisać w protokole wszelkie dodatkowe ustalenia stron dotyczące zauważonych wad. Więcej o zakupie z drugiej ręki w artykule kupno mieszkania na rynku wtórnym.

Protokół zdawczo-odbiorczy przy najmie

Przy najmie lokalu objętego ustawą o ochronie praw lokatorów strony przed wydaniem lokalu najemcy sporządzają protokół określający stan techniczny i stopień zużycia instalacji oraz urządzeń (art. 6c tej ustawy). Warto spisać protokół także przy zwrocie lokalu. To istotny dowód przy rozliczaniu kaucji. Po zakończeniu najmu najemca powinien zwrócić lokal w stanie niepogorszonym, z wyjątkiem zużycia wynikającego z prawidłowego używania (art. 675 Kodeksu cywilnego). Jeśli protokołu nie ma, trudno wykazać, które uszkodzenia powstały w czasie najmu.

Czy podpisanie protokołu odbiera prawo do reklamacji?

Podpisanie protokołu nie oznacza automatycznej utraty prawa do zgłaszania później ujawnionych wad, w ramach rękojmi lub gwarancji, jeśli została udzielona. Warto jednak dokładnie sprawdzić lokal i wpisać do protokołu wszystkie zauważone usterki, ponieważ dokument ułatwia wykazanie, jaki był stan nieruchomości w chwili odbioru. Przy odbiorze od dewelopera można również zgłosić wadę ujawnioną między podpisaniem protokołu a zawarciem umowy przenoszącej prawa na nabywcę, na zasadach określonych w art. 41 ustawy deweloperskiej.

Protokół zdawczo-odbiorczy: wzór

Poniższy wzór możesz skopiować i dostosować do swojej sytuacji. Przy odbiorze od dewelopera sprawdź, czy deweloper nie przygotował własnego formularza, i dopisz do niego wszystkie swoje uwagi.

Sprawdź okolicę przed zakupem z OnGeo.pl

Protokół chroni Cię w dniu odbioru, ale o wartości nieruchomości decyduje też jej otoczenie. Raport o Terenie OnGeo.pl to ponad 80 stron map i zestawień, gotowych w 5 minut. Sprawdzisz w nim m.in. MPZP, POG i planowane inwestycje w sąsiedztwie, zagrożenie powodziowe, hałas, obiekty uciążliwe oraz dostęp do szkół, sklepów i komunikacji. Zobacz przykładowy raport.

FAQ: protokół zdawczo-odbiorczy

Czy protokół zdawczo-odbiorczy jest obowiązkowy?

To zależy od sytuacji. Przy odbiorze od dewelopera protokół przewiduje art. 41 ustawy deweloperskiej. Przy najmie lokalu objętego ustawą o ochronie praw lokatorów protokół sporządza się przed wydaniem lokalu najemcy. Przy zakupie na rynku wtórnym przepisy co do zasady go nie wymagają, ale warto go sporządzić.

Ile deweloper ma czasu na usunięcie wad?

Deweloper ma 14 dni od podpisania protokołu na uznanie wad lub odmowę ich uznania z uzasadnieniem. Jeśli nie odpowie, uważa się, że uznał wady. Uznane wady usuwa co do zasady w ciągu 30 dni, a z przyczyn technicznych może wyznaczyć inny, odpowiedni termin.

Co jeśli deweloper nie usunie wad w terminie?

Nabywca wyznacza deweloperowi dodatkowy termin. Po jego bezskutecznym upływie może usunąć wady na koszt dewelopera, zachowując uprawnienia wynikające z przepisów.

Czy można odebrać mieszkanie z wadami?

Tak. Wady wpisuje się do protokołu, a ich obecność co do zasady nie przeszkadza w odbiorze. Przy odbiorze od dewelopera nabywca może odmówić odbioru, jeśli lokal lub dom ma wadę istotną, a deweloper odmawia uznania jej w protokole (art. 41 ustawy deweloperskiej).

Kto podpisuje protokół zdawczo-odbiorczy?

Obie strony: przekazujący (deweloper, sprzedawca lub wynajmujący) i przejmujący (nabywca lub najemca). Każda strona dostaje swój egzemplarz.

Źródła

• Ustawa z 20 maja 2021 r. o ochronie praw nabywcy lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego oraz Deweloperskim Funduszu Gwarancyjnym, art. 41
• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 795, art. 557, 558, 568, 675
• Ustawa z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, tekst jednolity Dz.U. z 2023 r. poz. 725, art. 6c