Jak napisać umowę najmu okazjonalnego?

Umowa najmu okazjonalnego zyskuje na popularności wśród wynajmujących, którzy chcą skutecznie zabezpieczyć swoją nieruchomość przed nieuczciwymi najemcami. Nie dziwi to - ten szczególny rodzaj najmu zapewnia właścicielom mieszkań znacznie lepszą ochronę ich własności oraz uproszczoną procedurę eksmisji, pozwalającą uniknąć wielomiesięcznych spraw sądowych.

Umowa najmu okazjonalnego to forma umowy na czas określony (maksymalnie do 10 lat), przeznaczona wyłącznie dla osób fizycznych. Instytucja ta została wprowadzona do polskiego prawa stosunkowo niedawno - na mocy ustawy z 17 grudnia 2009 roku. Warto wiedzieć, że po upływie pierwszej dekady, umowę można przedłużyć na kolejny okres.

Jedną z kluczowych zalet tego rodzaju umowy jest fakt, że chroni ona przede wszystkim interesy wynajmującego. Dokument musi być sporządzony w formie pisemnej i zgłoszony do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od podpisania. Dodatkowo kaucja przy najmie okazjonalnym nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu.

W tym artykule dowiesz się, jak poprawnie napisać umowę najmu okazjonalnego, jakie dokumenty są niezbędne oraz jak zabezpieczyć swoje interesy jako wynajmujący.

Czym jest umowa najmu okazjonalnego i kiedy warto ją stosować?

Najem okazjonalny stanowi specjalistyczną formę umowy najmu, która zapewnia właścicielom nieruchomości dodatkową ochronę prawną. Czy standardowa umowa najmu wystarcza do zabezpieczenia Twoich interesów jako wynajmującego? W wielu przypadkach odpowiedź brzmi: nie.

Na czym polega najem okazjonalny?

Najem okazjonalny to szczególna forma umowy najmu lokalu mieszkalnego, regulowana ustawą o ochronie praw lokatorów. Umowa zawierana jest wyłącznie na czas określony, maksymalnie do 10 lat. Centralnym elementem tej formy najmu jest notarialne oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji oraz zobowiązaniu do opróżnienia lokalu po zakończeniu najmu.

Komplet dokumentów wymaganych do umowy najmu okazjonalnego obejmuje:

• Notarialne oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji
• Wskazanie lokalu zastępczego dla najemcy w przypadku eksmisji
• Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego o zgodzie na przyjęcie najemcy

Właściciel zobowiązany jest zgłosić zawarcie umowy do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu.

Kto może zawrzeć taką umowę?

Umowa najmu okazjonalnego posiada ściśle określony zakres podmiotowy. Wynajmującym może być wyłącznie osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Najemcą również może być jedynie osoba fizyczna, ponieważ przedmiotem umowy jest lokal mieszkalny.

Przedmiot najmu ogranicza się do nieruchomości mieszkalnych. Lokale użytkowe oraz komercyjne nie mogą być wynajmowane w formie najmu okazjonalnego.

Dlaczego właściciele mieszkań wybierają ten typ umowy?

Najem okazjonalny oferuje właścicielom znacznie większe bezpieczeństwo prawne. Kluczową zaletą jest uproszczona procedura odzyskania lokalu w przypadku problemów z najemcą. Notarialne oświadczenie o poddaniu się egzekucji umożliwia znacznie szybsze działania prawne niż przy standardowej umowie najmu.

Dodatkowe korzyści najmu okazjonalnego:

• Brak obowiązku zapewnienia najemcy lokalu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego
• Możliwość prowadzenia postępowania eksmisyjnego przez cały rok, bez okresu ochronnego (listopad-marzec)
• Swoboda ustalania zasad podwyższania czynszu

Najemcy zawierający umowy najmu okazjonalnego wykazują znacznie wyższą skłonność do wywiązywania się ze zobowiązań. Wynika to z formalnego charakteru procedury i świadomości prawnych konsekwencji naruszenia warunków umowy.

Jak napisać umowę najmu okazjonalnego krok po kroku?

Sporządzenie umowy najmu okazjonalnego wymaga precyzyjnego wykonania określonych czynności oraz dołączenia wymaganych dokumentów. Prawidłowo przygotowana dokumentacja stanowi podstawę skutecznej ochrony interesów właściciela nieruchomości.

1. Określenie stron i przedmiotu umowy

Precyzyjnie wskaż dane obu stron umowy:

• Pełne dane wynajmującego: imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL
• Dane najemcy: imię, nazwisko, adres, numer PESEL lub dowodu osobistego
• Oświadczenie wynajmującego o posiadaniu tytułu prawnego do lokalu

Dokładnie opisz przedmiot najmu obejmujący adres nieruchomości, powierzchnię użytkową, numer księgi wieczystej oraz aktualny stan techniczny lokalu. Dołączenie planu mieszkania jako załącznika zapobiega późniejszym sporom dotyczącym stanu lokalu przy zakończeniu najmu.

2. Czas trwania i forma umowy

Umowa najmu okazjonalnego wymaga bezwzględnie formy pisemnej pod rygorem nieważności. Określ w dokumencie czas trwania najmu nieprzekraczający maksymalnego okresu 10 lat. Wszelkie modyfikacje umowy również wymagają formy pisemnej. Ustaw warunki i okresy wypowiedzenia umowy zgodnie z planowanymi potrzebami.

3. Wysokość czynszu i kaucji

Dokładnie określ w umowie:

• Wysokość miesięcznego czynszu
• Terminy płatności oraz sposób uiszczania należności
• Zasady podwyższania czynszu podczas trwania umowy
• Wysokość kaucji nieprzekraczającej sześciokrotności miesięcznego czynszu

Zwrot kaucji następuje w terminie miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu ewentualnych należności wynajmującego.

4. Obowiązkowe załączniki do umowy

Do umowy najmu okazjonalnego dołącz następujące dokumenty:

• Umowę najmu okazjonalnego w formie pisemnej
• Notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji
• Wskazanie przez najemcę lokalu zastępczego
• Pisemną zgodę właściciela lokalu zastępczego na przyjęcie najemcy

5. Oświadczenie najemcy u notariusza

Dokument wymaga sporządzenia w formie aktu notarialnego. Najemca dobrowolnie poddaje się egzekucji oraz zobowiązuje do opróżnienia lokalu po zakończeniu najmu. Koszt sporządzenia oświadczenia wynosi około 450 zł w 2025 roku (jedna dziesiąta minimalnego wynagrodzenia za pracę). Obecność wynajmującego podczas wizyty u notariusza nie jest wymagana.

6. Wskazanie lokalu zastępczego i zgoda właściciela

Najemca wskazuje lokal, do którego przeniesie się w przypadku eksmisji. Właściciel wskazanego lokalu musi wyrazić pisemną zgodę na przyjęcie najemcy. Dokument może mieć zwykłą formę pisemną, jednak na żądanie wynajmującego podpis może być poświadczony notarialnie.

Zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego - procedura krok po kroku

Zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego stanowi obowiązkowy element procedury. Bez prawidłowego zgłoszenia właściciel traci możliwość korzystania z uproszczeń przewidzianych dla najmu okazjonalnego.

Kto i w jakim terminie zgłasza umowę?

Obowiązek zgłoszenia spoczywa wyłącznie na wynajmującym. Właściciel mieszkania musi zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla miejsca swojego zamieszkania w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Kluczowe znaczenie ma data faktycznego wydania lokalu najemcy, nie zaś moment podpisania umowy. Właściciel zobowiązany jest przedstawić najemcy potwierdzenie zgłoszenia na jego żądanie.

Zawartość zgłoszenia do urzędu skarbowego

Zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego musi zawierać następujące elementy:

• Dane osobowe wynajmującego
• Precyzyjny adres nieruchomości objętej najmem
• Datę zawarcia umowy
• Datę rozpoczęcia najmu
• Okres obowiązywania umowy

Konsekwencje braku zgłoszenia

Niewykonanie obowiązku zgłoszenia umowy najmu okazjonalnego powoduje utratę szczególnego charakteru tej umowy. Traktowana jest wówczas jako standardowa umowa najmu. Skutkuje to niemożnością skorzystania z uproszczonej procedury eksmisji w przypadku problemów z najemcą. Urząd skarbowy nie nakłada sankcji finansowych za brak zgłoszenia, jednak właściciel zostaje pozbawiony wszystkich przywilejów najmu okazjonalnego.

Sposoby dokonania zgłoszenia

Zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego można wykonać na trzy sposoby:

• Bezpośrednio w siedzibie urzędu skarbowego
• Przesyłką pocztową poleconym listem
• Elektronicznie za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy

Gotowy wzór umowy najmu okazjonalnego

Dostępne wzory umowy najmu okazjonalnego stanowią praktyczne narzędzie dla właścicieli nieruchomości poszukujących sprawdzonych rozwiązań prawnych. Szablony te pozwalają zaoszczędzić czas przy przygotowywaniu dokumentacji oraz zapewnić właściwe zabezpieczenie interesów wynajmującego.

Przykładowy wzór umowy najmu okazjonalnego

Umowa najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego

Zawarta w dniu [data] w [miejscowość]

pomiędzy:

[Imię i nazwisko Wynajmującego], zamieszkałym w [adres zamieszkania], legitymującym się dowodem osobistym o numerze [seria i numer] oraz numerze PESEL [numer PESEL], zwanym dalej "Wynajmującym"

a

[Imię i nazwisko Najemcy], zamieszkałym w [adres zamieszkania], legitymującym się dowodem osobistym o numerze [seria i numer] oraz numerze PESEL [numer PESEL], zwanym dalej "Najemcą".

§1. Przedmiot umowy

1. Przedmiotem umowy jest najem lokalu mieszkalnego położonego w [miejscowość] przy ul. [ulica i numer] (zwany dalej: "Lokalem").
2. Lokal składa się z [liczba] pokoi, kuchni, łazienki oraz [inne pomieszczenia], o łącznej powierzchni użytkowej [powierzchnia] m².
3. Wynajmujący oświadcza, że jest właścicielem/współwłaścicielem Lokalu oraz że Lokal jest wolny od wszelkich wad prawnych i fizycznych, nadaje się do zamieszkania i jest wyposażony w [wyszczególnić, co wchodzi w skład wyposażenia, np. meble, AGD].

§2. Czas trwania umowy

1. Umowę zawiera się na czas oznaczony od dnia [data rozpoczęcia] do dnia [data zakończenia].
2. Umowa może zostać rozwiązana przed terminem jedynie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.

§3. Czynsz i opłaty

1. Najemca zobowiązuje się do płacenia Wynajmującemu miesięcznego czynszu w wysokości [kwota] zł (słownie: [kwota słownie] złotych).
2. Czynsz będzie płatny z góry, do [dzień miesiąca] dnia każdego miesiąca, na rachunek bankowy Wynajmującego o numerze [numer konta].
3. Najemca będzie pokrywał koszty opłat eksploatacyjnych, takie jak: [opisać, co obejmują opłaty, np. prąd, gaz, woda, ogrzewanie, opłaty administracyjne]. Rozliczenie opłat będzie następowało na podstawie [np. rachunków, zużycia mediów].

§4. Kaucja zabezpieczająca

1. W celu zabezpieczenia roszczeń Wynajmującego, Najemca zobowiązuje się do wpłacenia kaucji w wysokości [kwota] zł (słownie: [kwota słownie] złotych) w terminie [np. 7 dni od podpisania umowy].
2. Kaucja zostanie zwrócona w ciągu [np. 30 dni] od daty opróżnienia Lokalu i sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego, po potrąceniu ewentualnych kosztów naprawy szkód.

§5. Prawa i obowiązki Najemcy

1. Najemca zobowiązuje się do używania Lokalu wyłącznie na cele mieszkaniowe.
2. Najemca nie może oddawać Lokalu w podnajem ani do bezpłatnego używania osobom trzecim bez pisemnej zgody Wynajmującego.
3. Najemca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w Lokalu z jego winy lub z winy osób, za które odpowiada.

§6. Prawa i obowiązki Wynajmującego

1. Wynajmujący zapewnia Najemcy spokojne korzystanie z Lokalu.
2. Wynajmujący ma prawo do okresowej kontroli Lokalu po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z Najemcą.

§7. Załączniki
Do umowy dołącza się następujące, notarialnie poświadczone załączniki:

1. Oświadczenie Najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji co do obowiązku opróżnienia Lokalu.
2. Wskazanie przez Najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy.
3. Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego o wyrażeniu zgody na przyjęcie Najemcy.

§8. Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o ochronie praw lokatorów.
3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Podpisy:

..................................................
[Imię i nazwisko]
Wynajmujący

..................................................
[Imię i nazwisko]
Najemca

Dlaczego warto sprawdzić nieruchomość w Raporcie o Terenie OnGeo.pl?

Weryfikacja nieruchomości w Raporcie o Terenie OnGeo.pl przed zawarciem umowy najmu okazjonalnego dostarcza kluczowych informacji o lokalu. Raport zawiera dokładną lokalizację nieruchomości ze współrzędnymi geograficznymi, dane z EGiB oraz informacje o dostępie do mediów. Generowanie raportu zajmuje 5 minut, a gotowy dokument w formacie PDF trafia na wskazany adres e-mail.

W Raporcie znajdziesz również dane o planach zagospodarowania przestrzennego, zagrożeniach powodziowych oraz planowanych inwestycjach w okolicy. Te informacje mogą mieć istotne znaczenie dla podejmowania decyzji o charakterze i warunkach najmu.

Podsumowanie

Najem okazjonalny zapewnia właścicielom nieruchomości skuteczne narzędzie ochrony prawnej oraz uproszczone procedury odzyskania lokalu. Właściwie sporządzona dokumentacja - notarialne oświadczenie najemcy, wskazanie lokalu zastępczego wraz z zgodą właściciela - gwarantuje solidne zabezpieczenie interesów wynajmującego.

Kluczowym wymogiem pozostaje zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu. Bez dopełnienia tej formalności umowa traci charakter najmu okazjonalnego i wszystkie związane z nim przywileje prawne.

Przygotowanie dokumentacji może początkowo wydawać się złożone. Dostępne wzory umowy znacząco ułatwiają proces sporządzenia. Każdy szablon wymaga jednak indywidualnego dostosowania do specyfiki konkretnej nieruchomości i potrzeb właściciela.

Prawidłowe przygotowanie umowy najmu okazjonalnego zgodnie z przedstawionymi wytycznymi zapewnia właścicielowi spokój i bezpieczeństwo przez cały okres trwania najmu. Większe zaangażowanie na etapie sporządzania dokumentacji przekłada się na długoterminową ochronę interesów wynajmującego.