Wynajmujesz mieszkanie? W 2026 roku czekają Cię dwa nowe obowiązki: KSeF i rejestracja lokalu

Właściciele mieszkań i lokali na wynajem stają w 2026 roku przed podwójną dawką nowych przepisów. Jeden obowiązek dotyczy fakturowania w KSeF gdy najemcą jest firma, drugi obowiązkowej rejestracji lokalu gdy wynajmujesz na doby. Oba weszły w życie w 2026 roku i oba wiążą się z realnymi sankcjami za niedopełnienie formalności. Sprawdzamy kogo dokładnie dotyczą i co trzeba zrobić.

Wynajmujesz firmie? Jeśli najemca jest przedsiębiorcą i żąda faktury, masz obowiązek wystawić ją w KSeF. Dotyczy to nawet najmu prywatnego bez zarejestrowanej działalności.
Wynajmujesz na doby? Od 20 maja 2026 roku każdy lokal na wynajem krótkoterminowy musi mieć numer identyfikacyjny widoczny w ogłoszeniach na Airbnb, Booking.com i innych platformach.
Brak rejestracji lokalu przy najmie krótkoterminowym grozi karą administracyjną do 50 000 zł.
Do końca 2026 roku wynajmujący firmom, których miesięczna sprzedaż z faktur nie przekracza 10 000 zł, mogą jeszcze wystawiać faktury poza KSeF.

KSeF przy wynajmie: zależy od tego kto jest najemcą

Na gruncie ustawy o VAT wynajem nieruchomości może być uznawany za działalność gospodarczą, nawet jeśli właściciel nie prowadzi działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG. W określonych przypadkach oznacza to obowiązek stosowania przepisów dotyczących KSeF, zwłaszcza przy wystawianiu faktur dla przedsiębiorców.

Przeczytaj także:

Rentowność wynajmu mieszkań 2026. Gdzie inwestować i ile można zarobić?

Kluczowe jest jednak kto wynajmuje. Zasada jest prosta:

Najemca to osoba fizyczna (nie firma): faktura nie jest wymagana, a nawet jeśli ją wystawisz, nie musisz tego robić przez KSeF. Wyłącza to art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT. Dotyczy to zarówno wynajmu długoterminowego mieszkań, jak i wynajmu na cele mieszkaniowe.
Najemca to firma (przedsiębiorca): transakcja ma charakter B2B. Jeżeli transakcja podlega obowiązkowi e-fakturowania, faktura wystawiana dla przedsiębiorcy powinna zostać wystawiona w KSeF zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz okresami przejściowymi. Potwierdza to interpretacja Krajowej Informacji Skarbowej nr 0114KDIP1-1.4012.203.2026.3.AWY.

Co ważne, obowiązek KSeF dotyczy też właścicieli zwolnionych z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo). Zwolnienie z podatku nie zwalnia z obowiązku wystawiania e-faktury w systemie.

Ważny wyjątek do końca 2026 roku:

Jeśli łączna wartość sprzedaży z faktur wystawionych firmom nie przekracza 10 000 zł miesięcznie, możesz do 31 grudnia 2026 roku wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne). Od faktury, którą przekroczysz ten limit, obowiązek KSeF powstaje od razu i nie wraca się do poprzednich zasad, nawet jeśli w kolejnym miesiącu sprzedaż spadnie poniżej progu.

Najem krótkoterminowy: rejestracja i numer identyfikacyjny od 20 maja

Drugi obowiązek dotyczy innej grupy wynajmujących: tych którzy udostępniają lokale turystom i gościom biznesowym na krótkie pobyty: przez Airbnb, Booking.com, OLX lub bezpośrednio.

Od 20 maja 2026 roku stosowane jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1028 dotyczące gromadzenia i udostępniania danych o usługach najmu krótkoterminowego. W Polsce trwają prace nad ustawą wdrażającą krajowy system rejestracji lokali, jednak rozporządzenie obowiązuje bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich UE.

Co to oznacza w praktyce:

Projekt krajowych przepisów przewiduje rejestrację lokali w Centralnym Wykazie Turystycznych Obiektów Noclegowych (CWTON), jednak szczegółowy sposób prowadzenia rejestru oraz procedura zgłoszeń zostaną określone w przepisach krajowych. Po rejestracji właściciel otrzyma unikalny numer identyfikacyjny, który musi być widoczny we wszystkich ogłoszeniach: na platformach rezerwacyjnych i w ofertach bezpośrednich.

Platformy internetowe będą zobowiązane do weryfikacji numerów rejestracyjnych i mogą blokować publikację ofert niespełniających wymogów wynikających z przepisów. Platformy mają też obowiązek przekazywania danych o transakcjach organom administracji: liczba nocy, stawki, dane wynajmującego.

Kary:

Brak rejestracji grozi karą administracyjną do 50 000 zł, zgodnie z projektowanymi przepisami krajowymi. Gminy zyskają też nowe uprawnienia i będą mogły wyznaczać strefy ograniczające najem krótkoterminowy i wprowadzać limity liczby dni wynajmu w roku dla lokali inwestycyjnych (niebędących głównym miejscem zamieszkania właściciela).

Projekt krajowej ustawy przewiduje też że właściciele mieszkań stanowiących ich główne miejsce zamieszkania będą mogli wynajmować je na doby maksymalnie przez 3 miesiące w roku (zgodnie z aktualnym projektem ustawy) bez dodatkowych formalności ponad rejestrację.

Przeczytaj także:

Nowelizacja ustawy o własności lokali. Wyższe zaliczki za najem krótkoterminowy we wspólnocie

Czy nowe obowiązki dotyczą każdego właściciela mieszkania?

Nie. Obowiązki zależą od sposobu wynajmu oraz tego, kto jest najemcą. Inne zasady obowiązują przy najmie długoterminowym osobom prywatnym, inne przy wynajmie przedsiębiorcom, a jeszcze inne przy najmie krótkoterminowym prowadzonym za pośrednictwem platform rezerwacyjnych.

Kogo co dotyczy? Szybka tabela:

Sytuacja	KSeF	Rejestracja STR
Wynajmujesz mieszkanie osobie fizycznej	Nie dotyczy	Nie dotyczy
Wynajmujesz lokal firmie (ponad 10 tys. zł/mies.)	Tak, od razu	Nie dotyczy
Wynajmujesz lokal firmie (do 10 tys. zł/mies.)	Tak, od 1 stycznia 2027	Nie dotyczy
Wynajmujesz na doby przez Airbnb/Booking	Zależy od statusu najemcy	Tak, od 20 maja 2026
Wynajmujesz na doby osobom prywatnym	Nie dotyczy KSeF	Tak, od 20 maja 2026